Teendők a kiutazás előtt és után
Kiutazás előtt
A kiutazást megelőzően számos adminisztratív teendővel szükséges számolnia a kiutazó munkatársnak. Ezen teendők a képzési célú és az oktatási célú mobilitások illetőleg az Európán belüli és kívüli kiutazások esetében azonosak. Az adminisztrációs teendők tekintetében kari munkatársak a kari koordinátorhoz, a központi munkatársak illetőleg a partnerországba utazók a Nemzetközi Iroda Nemzetközi Mobilitási Osztályához tudnak fordulni.
Fogadólevél (Letter of Acceptance/Invitation Letter): A fogadóintézménytől való beszerzése nem minden esetben kötelező, azonban a vízumköteles célországok tekintetében elengedhetetlen a vízumügyintézés szempontjából. A dokumentumot mobilitás adminisztrálásában résztvevő koordinátor részére szükséges eljuttatnia a résztvevőnek.
Mobility Agreement (Munkaterv): Az Egyéni Támogatási Szerződés kötelező melléklete, mely dokumentum a résztvevő mobilitás során teljesíteni kívánt feladatait, oktatott órák számát, szintjét és a mobilitás nyelvét rögzíti. A dokumentumot az adminisztrációban segítő koordinátor biztosítja a résztvevő részére, annak kitöltése és aláíratása a kiutazó felelőssége. A dokumentumot a résztvevőnek, a küldő és fogadó intézmény illetékesének is aláírásával szükséges jóvá hagynia. A valamennyi fél által jóváhagyott dokumentumot a koordinátor részére szükséges eljuttatni.
Biztosítások: A résztvevőnek szükséges gondoskodnia a mobilitás időtartamára szóló érvényes egészségügyi, -baleset és felelősség biztosításról, továbbá Európán belüli mobilitás esetén Európai Egészségbiztosítási Kártya meglétéről. Ezen dokumentumok adatait az Erasmus+ Pályázati Portál szerződéskötéshez szükséges adatok paneljában szükséges rögzíteni.
Adatok ellenőrzése: Az Erasmus + Pályázati Portálon szükséges valamennyi rögzített adat ellenőrzése a kiutazó részéről, különös figyelemmel a személyes adatokra és a bankszámla adatokra. Az Erasmus + Pályázati Portálon szereplő adatok fognak szerepelni a támogatás kiutalásának alapját képező Egyéni Támogatási Szerződésében.
Egyéni Támogatási Szerződés (Grant Agreement): A valamennyi fél által aláírt Mobility Agreement és a biztosítások megléte esetén tudja az adminisztrációt segítő koordinátor elkészíteni az Egyéni Támogatási Szerződést, mely dokumentum tartalmazza a szerződők jogait és kötelezettségeit. A szerződés aláírásának időpontjáról a koordinátor tájékoztatja a résztvevőt.
A szerződésben szereplő támogatási összeg kiutalására valamennyi fél aláírását illetőleg a jogi és pénzügyi ellenjegyzést követően kerül sor. A hivatali út hosszával illetőleg a partnerrel való több alkalmas kommunikáció hosszának figyelembevételével az adminisztratív teendőket érdemes 6-8 héttel, ICM mobilitás esetén akár 3 hónappal a tervezett kiutazási időpont előtt megkezdeni, annak érdekében, hogy a támogatási összeg időben a kiutazó rendelkezésére álljon.
Kiutazás után
Részvételi Igazolás (Certificate of Attendance): A mobilitás utolsó napján a fogadóintézmény részvételi igazolást állít ki a résztvevő részére, mely dokumentum igazolja, hogy a mobilitás a Mobility Agreement-ben rögzített időtartamban és tartalommal zajlott. A részvételi igazolást az adminisztrációt végző koordinátornak szükséges leadni a hazaérkezést követően.
Beszámolók: A résztvevő a mobilitást követően egy útibeszámolót szükséges leadnia koordinátorának a kari igények szerint, illetőleg egy elektronikus kérdőívet, EU-Survey-t szükséges kitöltenie, amelyet a mobilitás adminisztrációjára szolgáló Európai Unió által fejlesztett elektronikus felület automatikusan küld ki a mobilitásban résztvevőnek. Ennek kitöltése a résztvevő szerződésben rögzített kötelezettsége.